Business Writing per il successo della tua azienda

Date: 16.11.2017 | Martina | PMI, Start Up, Sviluppo aziendale, Web

Con l’espressione Business Writing ci si riferisce a un mondo vasto e complesso, quello della scrittura professionale, cioè la scrittura che si usa nell’ambito lavorativo. Dal sito web alla brochure, dall’email alla newsletter, dal comunicato stampa al white paper fino ai post sui social network: il business writing svolge oggi un ruolo preminente e decisivo nell’attività di ogni impresa, piccola o grande che sia. In altre parole, contribuisce a muovere l’impresa. Il successo e la credibilità passano, infatti, anche e soprattutto attraverso le parole che scegliamo per raccontare chi siamo e che cosa facciamo.

Le parole sono importantissime, e lo sono perché stanno alla base delle relazioni umane. Quelle scritte, poi, sono il mezzo con il quale ogni giorno comunichiamo al lavoro e per lavoro. Con le parole cerchiamo di ottenere nuovi lavori, di convincere e convertire potenziali clienti, descriviamo i prodotti che vendiamo, la nostra storia, rispondiamo ai reclami di clienti arrabbiati, condividiamo informazioni importanti con i colleghi.

Con la rivoluzione che la nascita e lo sviluppo sempre più massiccio che i social media hanno sancito, la scrittura è diventata ancora più centrale: si scrive, infatti, continuamente, su molte piattaforme, a centinaia o migliaia di persone. Quello che emerge è che la civiltà dell’immagine e della multimedialità è sempre più la civiltà della scrittura. Siamo una text generation, che lavora e comunica soprattutto leggendo e scrivendo.

Perché una buona scrittura d’impresa può contribuire ad una migliore reputazione?

Usare le parole giuste permette di accrescere la propria capacità di essere differenti, di emergere dalla mediocrità e far sentire la propria voce in un mercato sempre più affollato e saturo. Avere la capacità di non essere indifferenti: è questo che significa fare impresa. Se aspirate a essere unici e diversi dalla concorrenza, potete farlo a partire proprio dal modo in cui comunicate con il mondo esterno.

Scrivere male, o in modo impreciso, significa mascherare le energie migliori, quelle che impiegate ogni giorno per perfezionare prodotti e servizi. Oltre al fatto che, in questo modo, restituite un’immagine di voi stessi che non corrisponde alla realtà, alla vostra vera identità.

Citando le parole di Luisa Carrada, una delle figure più autorevoli del nostro Paese quando si parla di business writing, “un messaggio con refusi ed errori parla di trascuratezza e poca serietà: una lettera in più o meno fa la differenza quando presentiamo l’accuratezza dei nostri servizi e chiediamo fiducia”.

Ma quali sono, dal punto di vista pratico, gli accorgimenti da mettere in pratica per far sì che il business writing ci aiuti a migliorare e potenziare la nostra immagine aziendale?

Per prima cosa, possiamo affermare che una buona scrittura, per essere tale, ha bisogno di:

  • Efficacia

  • Leggerezza

  • Chiarezza

  • Concretezza

  • Originalità

  • Ospitalità

E per essere efficaci, è necessario:

1. Abbandonare il linguaggio omologato

Definito da Calvino “l’antilingua”, ma noto anche come “l’omogeneizzata voce del business” o “la neolingua”, è il linguaggio che troviamo abitualmente in tutti i settori di mercato. Quello che fa sembrare i testi tutti uguali e che dà, forse, qualche sicurezza a chi scrive, ma a chi legge la spiacevole sensazione di un testo piatto, povero di significati e infarcito di parole convenzionali. Parole vuote, che non comunicano niente, e che hanno il difetto di non ospitare il lettore. Perché la vera ospitalità non è la standardizzazione, ma la personalizzazione. “Coniughiamo l’eccellenza tecnologica con l’expertise sul mercato al fine di supportare i nostri clienti nell’implementazione delle loro soluzioni”. Quante volte ci siamo imbattuti in frasi come questa? Tante, troppe volte.

2. Preferire parole semplici, brevi e quotidiane

La lingua d’impresa abbonda di parole che nella comunicazione quotidiana tra persone non si utilizzano mai: risultare invece di essere, sottoscrivere invece di firmare, riscontro invece di risposta, la presente invece di questa. Meglio usare le parole di tutti i giorni, quindi, invece di parole solo apparentemente importanti per lunghezza e astrazione, e anche parole più brevi. A partire dalle preposizioni più semplici:

a partire da → a
con l’ausilio di → con
finalizzato a → per
nell’intento di → per
con l’eccezione di → tranne

I tecnicismi, inoltre, dovrebbero essere ridotti al minimo, perché quelli necessari sono davvero pochi, e possono essere sempre spiegati.

3. Eliminare le parole paravento

Parole paravento è il titolo che Claudio Nutrito, consulente e formatore, ha dato al suo libro, nel quale sono raccolte una quarantina di queste parole ed espressioni, spesso inutili, ma utili quando non si ha niente da dire o quando non si ha il tempo e la voglia di andare verso quella concretezza, freschezza e originalità di linguaggio che, oggi più che mai, ci serve per catturare e tener sveglia l’attenzione dei nostri lettori. Parole che si trovano indifferentemente quando si parla di un computer, di un’amministrazione pubblica, di un progetto formativo. Ecco qualche esempio di parole paravento: coniugare, contesto, strumenti concreti, soluzioni, contaminazione, esigenze specifiche, vantaggi esclusivi.

6. Evitare la forma passiva

Le imprese sembrano amare il passivo e la forma impersonale. Ci sono pagine e pagine di documenti, atti amministrativi e contenuti web aziendali che parlano facendo appello alla forma passiva dei verbi, che però rischia facilmente di annoiare e allontanare il lettore. Meglio la forma attiva, che ci permette di essere più diretti, incisivi e chiari.

5. Utilizzare i verbi all’infinito

I verbi, soprattutto all’infinito, danno chiarezza e dinamismo al testo, e invitano all’azione. E anche in questo caso, la semplicità è la migliore scelta che possiamo fare. Sì ai verbi semplici, e no a complicate locuzioni verbali: meglio distinguere di fare una distinzione, decidere di prendere una decisione, verificare di effettuare una verifica.

6. Fare attenzione agli avverbi

Gli avverbi devono essere necessari per esprimere un concetto e non, quindi, dei semplici riempitivi. Tipici della lingua parlata, si possono spesso eliminare nel testo scritto, perché non aggiungono contenuto e al tempo stesso frenano la forza dei verbi o di intere frasi.

7. Mettere da parte espressioni e atteggiamenti superflui, come i benvenuti, le autocelebrazioni (lasciate che siano gli altri a parlare bene di voi) i tentennamenti (meglio assicurare che essere in grado) e l’autoreferenzialità.

Questo è, naturalmente, solo il punto di partenza, le regole di base da cui partire per migliorare la qualità e lo stile del proprio business writing. Il linguaggio è un elemento fondamentale, distintivo di un’impresa: contiene in sé le informazioni indispensabili per il suo sviluppo e la sua sopravvivenza.

Come scrive Annamaria Testa, pubblicitaria ed esperta di comunicazione, “oggi la comunicazione viene considerata una funzione strategica dalla maggioranza delle organizzazioni che interagiscono nel nostro sistema sociale. Le identifica, le legittima, permette loro di guadagnarsi consenso e di operare per conseguire gli obiettivi che hanno tutti i sistemi: sopravvivere, proteggersi, procurarsi risorse, espandersi”.

E voi, siete dello stesso parere? Scrivete e comunicate in maniera efficace?

 

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